Informativa sul trattamento dei Dati Personali

La presente informativa sul trattamento dei dati personali è resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“Regolamento”) da ES Mobility Srl, con sede in Roma, Via Tiburtina n. 1159, (di seguito “ES Mobility” o “ESM”), in qualità di titolare del trattamento, la quale è tenuta a fornire alcune informazioni riguardanti l’utilizzo dei dati personali relativi agli Interessati (come di seguito definiti). ES Mobility tratterà i dati personali degli Interessati in modo lecito, corretto e trasparente, secondo le modalità e per le finalità di seguito illustrate.

1. A CHI SI RIVOLGE LA PRESENTE INFORMATIVA?

La presente informativa descrive il trattamento, svolto da ES Mobility, dei dati personali relativi alle seguenti categorie di soggetti:

1. fornitori, consulenti, partner commerciali ed altre controparti contrattuali di ES Mobility – effettivi o potenziali – (di seguito, congiuntamente, i “Partner di ESM”), nel caso si tratti di persone fisiche o ditte individuali; e
2. legali rappresentanti, soci, amministratori, procuratori, membri del collegio sindacale, componenti dell'organismo di vigilanza, direttori tecnici, medici competenti, dipendenti e collaboratori dei Partner di ESM che siano persone giuridiche o enti nonché altri soggetti muniti di poteri di rappresentanza e/o direzione e/o controllo dei Partner di ESM, che siano persone giuridiche o enti;

i soggetti di cui alle precedenti lettere a) e b) sono congiuntamente definiti gli “Interessati”.

2. FONTE E CATEGORIE DEI DATI TRATTATI DA ES MOBILITY

I dati personali trattati dalla ES Mobility sono raccolti sia presso i diretti Interessati che presso i Partner della ESM a cui gli Interessati afferiscono, durante la fase di verifica e negoziazione che precede la conclusione di un possibile contratto fra il Partner della ESM e quest’ultima, nonché durante la conclusione, esecuzione e cessazione del contratto eventualmente concluso.

Inoltre, la ES Mobility potrebbe raccogliere i dati degli Interessati presso elenchi, registri e altre fonti accessibili al pubblico (come i c.d. pubblici registri tenuti da Autorità Amministrative, di Vigilanza e controllo, dall’Agenzia delle Entrate, dal Catasto, dalle Camere di Commercio, dalla Conservatoria, etc.). nonché da banche dati di soggetti che offrono informazioni sull’affidabilità commerciale di imprenditori e manager anche a livello europeo.

In particolare, la ES Mobility tratta le seguenti tipologie di dati personali relativi agli Interessati:

1. dati anagrafici (nome, cognome, copia del documento di identità ed altre informazioni ivi contenute, numero di P.IVA e/o codice fiscale);
2. dati di contatto (indirizzo email, numero di telefono, indirizzo di residenza o della sede di lavoro);
3. informazioni sull’incarico svolto o sulla posizione lavorativa ricoperta, CV e altri dati sulle esperienze professionali e sul percorso formativo seguito dall’Interessato nonché informazioni sull’azienda Partner della ESM a cui l’Interessato afferisce;
4. coordinate bancarie, dati finanziari, patrimoniali e reddituali nonché dati relativi all’affidabilità economico-finanziaria, raccolti tramite l’utilizzo di banche dati di soggetti che offrono informazioni sull’affidabilità commerciale di imprenditori e manager e che hanno aderito al codice di condotta per il trattamento dei dati personali in materia di informazioni commerciali, approvato dal Garante per il trattamento dei dati personali. Per maggiori informazioni, anche sulle categorie dei dati raccolti tramite l’utilizzo di tali banche dati, l’Interessato può consultare l'informativa privacy dei soggetti che offrono le informazioni in questione, consultabile sul sito Internet www.informativaprivacyancic.it;
5. dati sull’esistenza di eventi pregiudizievoli (quali ipoteche, pignoramenti, protesti) e conflitti d’interesse ed informazioni richieste ai sensi della normativa in materia di anticorruzione, antiriciclaggio/CFT. Tali informazioni potrebbero includere anche dati su eventuali condanne penali subite dall’Interessato o su reati eventualmente commessi dall’Interessato e sulle misure di sicurezza connesse; e
6. ulteriori informazioni relative all’Interessato che dovessero essere raccolte dalla ES Mobility nel corso della fase di verifica, negoziazione, conclusione, esecuzione e cessazione del contratto fra il Partner della ESM e quest’ultima;

i dati personali indicati nelle precedenti lettere da a) a f) sono di seguito congiuntamente definiti i “Dati”.

La ES Mobility raccoglie e tratta le suddette categorie di Dati solo qualora ciò sia strettamente necessario al perseguimento delle finalità indicate al successivo paragrafo 3. Inoltre, la ES Mobility non prende alcuna decisione in merito agli Interessati che sia basata unicamente sul trattamento automatizzato dei Dati e che possa incidere in modo significativo sull'Interessato.

3. FINALITA’ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO CUI SONO DESTINATI I DATI

La ES Mobility tratta i Dati dell’Interessato per consentire il processo di valutazione e qualifica dei Partner della ESM, connesso e strumentale all’instaurazione di possibili rapporti contrattuali con tali Partner della ESM, nonché per  ogni adempimento derivante o connesso a eventuali contratti sottoscritti con i Partner della ESM.  

In particolare, la ES Mobility potrà usare i Dati dell’Interessato per:

1. “Finalità Contrattuali” - per lo svolgimento delle negoziazioni, al fine di instaurare una relazione contrattuale con il Partner della ESM e gestire i contratti eventualmente conclusi con tale Partner della ESM, dandovi esecuzione (incluso lo svolgimento di attività amministrative o volte alla corretta gestione tecnica ed economica del rapporto precontrattuale e/o contrattuale). Il trattamento dei Dati degli Interessati per le Finalità Contrattuali è basato sull’art. 6(1)(b) del Regolamento, in quanto necessario a concludere il contratto con il Partner della ESM o a darvi esecuzione. Tale trattamento è pertanto obbligatorio poiché, in mancanza, la ES Mobility non sarebbe in grado di concludere il suddetto contratto o di darvi esecuzione;
2. “Finalità di Legge” - per adempiere gli obblighi previsti in capo alla ESM da disposizioni di legge in materia civilistica, penale, fiscale, di normativa comunitaria e di vigilanza, nonché di norme, codici, procedure, approvati da Autorità e altre Istituzioni competenti. Il trattamento dei Dati degli Interessati per le Finalità di Legge è basato sull’art. 6(1)(c) del Regolamento, in quanto necessario a consentire alla ES Mobility di adempiere gli obblighi a cui è soggetta ai sensi della normativa vigente. Tale trattamento è pertanto obbligatorio poiché, in mancanza, la ES Mobility non sarebbe in grado di conformarsi agli obblighi normativi ad essa applicabili e, pertanto, di concludere il contratto con il Partner della ESM o darvi esecuzione;
3. “Finalità di Legittimo Interesse di Business” - per (i) far valere o difendere un diritto della ES Mobility in sede giudiziaria, nonché in sede amministrativa o nelle procedure di arbitrato e di conciliazione, nei casi previsti dalla normativa europea, dalle leggi, dai regolamenti, nonché da disposizioni impartite da Autorità a ciò legittimate dalla legge e da Organi di Vigilanza e Controllo, etc., (ii) verificare la sicurezza e l’affidabilità commerciale e finanziaria dei Partner della ESM, prevenire frodi, garantire la solidità della gestione e la corretta esecuzione di rapporti commerciali tra la ES Mobility ed i Partner della ESM, (iii) valutare l’opportunità di eseguire eventuali operazioni societarie (quali fusioni, scissioni, acquisizioni di aziende o rami di azienda e altre operazioni societarie) e svolgere tali operazioni; (iv) conservare le informazioni di potenziali Partner della ESM, inclusi alcuni Dati dell’Interessato, all’interno del database dei fornitori della ES Mobility, al fine di invitare il Partner della ESM a partecipare a future gare d’appalto indette da quest’ultima e (v) conformarsi con obblighi di legge previsti da normative straniere applicabili alla ES Mobility e/o alle società del suo gruppo. Il trattamento dei Dati per le Finalità di Legittimo Interesse di Business è effettuato ai sensi dell'articolo 6(1)(f) del Regolamento per il perseguimento dei legittimi interessi della ES Mobility sopra descritti, che sono equamente bilanciati con i diritti e le libertà degli Interessati. Ad ogni modo, il trattamento non è obbligatorio e l’Interessato si potrà opporre con le modalità indicate al paragrafo 7. della presente informativa. In caso di opposizione, la ES Mobility non potrà trattare i Dati per le Finalità di Legittimo Interesse di Business, salvo che la ES Mobility non abbia un interesse prevalente a continuare il trattamento o che tale trattamento sia necessario per la tutela dei propri diritti.

4. MODALITA’ DI TRATTAMENTO DEI DATI E CATEGORIE DI SOGGETTI AI QUALI I DATI POSSONO ESSERE COMUNICATI

In relazione alle sopra indicate finalità, il trattamento dei Dati avviene mediante:

1. elaborazioni manuali ed elettroniche, strumenti informatici e telematici con logiche strettamente correlate alle finalità per cui i Dati sono trattati (come indicate al precedente paragrafo 3.) e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei Dati stessi (anche nel caso di utilizzo di tecniche di comunicazione a distanza);
2. consultazione;
3. ogni altra operazione relativa al conseguimento delle finalità del trattamento (cfr. paragrafo 3.), anche a mezzo dei seguenti soggetti, con cui la ES Mobility può condividere i Dati degli Interessati: 

1. soggetti specificamente incaricati quali consulenti, dipendenti e altri collaboratori della ES Mobility e dei soggetti di cui al punto 2) sotto, ivi compresi gli stagisti, i lavoratori interinali, i dipendenti di società esterne, appositamente nominati incaricati dei trattamenti necessari o connessi allo svolgimento delle attività precontrattuali ed all’esecuzione del contratto fra la ES Mobility ed i Partner della ESM o degli adempimenti connessi;
2. terzi che svolgono o forniscono specifici servizi strettamente funzionali all’esecuzione delle finalità indicate al precedente paragrafo 3. (anche mediante trattamenti continuativi), quali: società di servizi informatici e cloud computing; certificatori accreditati al fine di acquisire la “data certa” mediante apposizione della marcatura temporale con sistemi elettronici e archiviazione sostitutiva dei contratti; banche e società che svolgono servizi di pagamento per la gestione di incassi e pagamenti derivanti dall’esecuzione del contratto; subfornitori e/o subappaltatori impegnati in attività connesse all'esecuzione del contratto fra i Partner della ESM e quest’ultima; fornitori di servizi che svolgono, a favore della ESM, specifiche attività amministrative, elaborative o di supporto (ad esempio la stampa e spedizione di fatture, imbustamento, etc.); agenti; società di factoring; società e studi professionali che prestino servizi di assistenza, consulenza fiscale o legale; società di recupero crediti ed i legali incaricati di seguire le procedure di recupero crediti; revisori contabili e consulenti legali fiscali ed amministrativi delle società di cartolarizzazione; soggetti che forniscono informazioni commerciali; investigatori privati;  società del Gruppo Renault (in particolare Renault Italia S.p.A., Renault SAS, RCI Banque S.A., RCI Banque S.A. – Succursale Italiana, Elto Italy Srl e Elto Holding), nonché altri Partner commerciali quali Nissan Italia S.r.l., Nissan International S.A. E Koelliker S.p.A.
3. soggetti cessionari di aziende, rami d’azienda o altri soggetti risultanti da fusioni, scissioni o altre operazioni societarie eventualmente concluse da ES Mobility; e
4. autorità e enti governativi il cui diritto di accesso ai Dati sia previsto dalla normativa vigente. 

5. TRASFERIMENTO DEI DATI ALL’ESTERO FUORI DALL’AREA ECONOMICA EUROPEA (AEE)

I Dati dell’Interessato saranno prevalentemente trattati all’interno del territorio dello Spazio Economico Europeo ("SEE”).

Tuttavia, la ES Mobility può trasferire i Dati verso Paesi extra-SEE per soddisfare eventuali esigenze di natura tecnica ed organizzativa, comunque strumentali al perseguimento delle finalità di cui al precedente paragrafo 3.. Tali Paesi extra-SEE potrebbero includere Stati nei quali il livello di tutela dei Dati non è adeguato rispetto a quello garantito all’interno del SEE (in particolare, gli Stati Uniti d'America). In tali casi, la ES Mobility adotterà le misure di salvaguardia previste dalla vigente normativa come le clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione Europea o le norme vincolanti d’impresa, per assicurare che i Dati ricevano, anche nei suddetti Paesi di destinazione, un livello di tutela sostanzialmente equivalente a quello assicurato nel SEE.

L'Interessato ha il diritto di ottenere una copia delle misure di salvaguardia adottate dalla ES Mobility a tutela dei Dati o l’indicazione del luogo dove sono state rese disponibili. Per richiedere tali informazioni, l’Interessato può contattare la ES Mobility mediante email all’indirizzo [email protected] o mediante Posta Elettronica Certificata all’indirizzo [email protected].

6. TEMPO DI Conservazione dei dati

Nel rispetto dei principi di proporzionalità e necessità, i Dati saranno conservati dalla ES Mobility in una forma che consenta l’identificazione degli Interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali gli stessi sono trattati.

In particolare, con riferimento alle:

• Finalità Contrattuali - i Dati dell’Interessato trattati per tali finalità saranno conservati sino al termine del rapporto contrattuale concluso col Partner della ESM;
• Finalità di Legge - i Dati dell’Interessato trattati per tali finalità saranno conservati per la durata prescritta per ciascuna tipologia di Dato dalla legge.
• Finalità di Legittimo Interesse di Business - i Dati dell’Interessato trattati per tali finalità saranno conservati per:

1. [2 anni] successivi all’ultimo contatto con il potenziale Partner della ESM, qualora non venga concluso alcun contratto fra quest'ultimo e la ES Mobility; e
2. fino al termine di 10 anni successivi al termine del contratto con il Partner della ESM, ove questo contratto sia stato concluso, salva la possibilità di una ulteriore conservazione dei Dati, se necessaria per consentire la tutela di diritti della ES Mobility nell’ambito di un contenzioso; e
3. nei limiti in cui le diverse categorie di Dati siano necessarie per conformarsi con obblighi di legge previsti da normative straniere applicabili alla ES Mobility e/o alle società del suo gruppo, i Dati sono conservati per la durata prescritta da tali normative straniere dal momento della loro raccolta.

Come già indicato sopra, l'Interessato potrà opporsi al trattamento dei propri dati personali, basato sul legittimo interesse. In caso di opposizione, la ES Mobility non potrà conservare i Dati per le Finalità di Legittimo Interesse di Business, salvo che la ES Mobility non abbia un interesse prevalente a continuare il trattamento o che tale trattamento sia necessario per la tutela dei propri diritti.

7. DIRITTI DEll’INTERESSATO

L’Interessato ha una serie di diritti riconosciuti dal Regolamento in merito al trattamento dei propri Dati. In particolare, l’Interessato potrà, in ogni momento e gratuitamente:

1. ottenere conferma dell’esistenza o meno di Dati che lo riguardano;
2. conoscere l’origine dei Dati, le finalità del trattamento e le sue modalità, nonché la logica applicata al trattamento effettuato mediante strumenti elettronici;
3. chiedere l’aggiornamento, la rettifica o l’integrazione dei Dati che lo riguardano;
4. ottenere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei Dati eventualmente trattati in violazione della legge;
5. revocare il proprio consenso, ove precedentemente prestato;
6. chiedere a ES Mobility la limitazione del trattamento dei Dati che lo riguarda nel caso in cui (i) l’Interessato contesti l’esattezza dei Dati, per il periodo necessario a ES Mobility per verificare l’esattezza di tali Dati; (ii) il trattamento è illecito e l’Interessato si oppone alla cancellazione dei Dati e chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo; (iii) benché ES Mobility non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i Dati sono necessari all’Interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria o stragiudiziale; (iv) l’Interessato si è opposto al trattamento ai sensi dell’articolo 21(1) del Regolamento, in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi di ES Mobility rispetto a quelli dell’Interessato;
7. opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei suoi Dati svolto per Finalità di Legittimo Interesse di Business di ES Mobility, salvo che sussistano motivi legittimi per ES Mobility di continuare il trattamento dei Dati;
8. ottenere la portabilità dei Dati, vale a dire il diritto di trasferire i Dati che ha fornito ad un'altra società o organizzazione e/o di ricevere i suoi Dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico;
1. non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona; e
10. nel caso in cui i Dati siano trasferiti da ES Mobility al di fuori dello SEE, l’Interessato ha il diritto di ottenere una copia delle misure di salvaguardia adottate da ES Mobility a tutela dei Dati o l’indicazione del luogo dove sono state rese disponibili.

In ultimo, qualora lo ritenga opportuno, l’Interessato potrà presentare un reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it) o alla diversa autorità di controllo del Paese in cui risiede o lavora o dove ritiene sia stata compiuta la violazione da ES Mobility. I dati di contatto tali ulteriori autorità di controllo sono disponibili al seguente sito internet https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en.

8. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Per l’esercizio dei diritti di cui al precedente paragrafo 6. e per informazioni più dettagliate circa i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i Dati sono comunicati o che ne vengono a conoscenza in qualità di responsabili o incaricati, l’Interessato può rivolgersi al titolare del trattamento, ES Mobility Srl con sede in Roma, Via Tiburtina n. 1159 mediante email all’indirizzo [email protected] o mediante Posta Elettronica Certificata all’indirizzo [email protected].

Il Titolare provvederà, anche tramite le strutture designate, a prendere in carico la richiesta e a fornire senza ritardo e comunque, al più tardi, entro un mese dal ricevimento della richiesta, le informazioni relative al trattamento dei propri dati e le azioni intraprese al riguardo della richiesta.

9. DATA PROTECTION OFFICER

L’Interessato può ,altresì, rivolgersi al Responsabile per la Protezione dei Dati (RDP o DPO) di ES Mobility il cui Dato di contatto è: [email protected] .

Il DPO costituisce il punto di contatto per gli Interessati che vogliano ricevere informazioni sul trattamento dei propri Dati e/o per l’Autorità di controllo competente.